Ценный продукт делопроизводителя

  1. своевременного и корректного оформления отношений с партнёрами и клиентами;
  2. ведения кадровой политики, определения должностных обязанностей, реализации целей и задач управления персоналом;
  3. защиты интересов компании в спорных ситуациях в досудебном и судебном порядке.

Обязанности делопроизводителя

  • Повысится исполнительская дисциплина в коллективе, не будет возникать споров по поводу полномочий и ответственности.
  • Легче будет корректно отвечать на возможные жалобы и претензии со стороны как работников, так и внешних организаций.
  • Руководитель сможет эффективнее управлять коллективом, перераспределяя полномочия и сферы компетенции.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Планируете учиться на делопроизводителя? Мы расскажем, как это сделать, а также ответим на основные вопросы о работе специалиста. Узнайте больше об этой востребованной профессии: обучение на делопроизводителя, служебные обязанности, возможности трудоустройства, плюсы и минусы.

Для примера: мой ЦКП – это внедренные инструменты управления на предприятиях заказчика. Владелец, руководители и сотрудники обучены и применяют внедренные инструменты, нагрузка на владельца снизилась, прибыль выросла.

Как сформулировать ЦКП для своих сотрудников и всей компании:

А чтобы результат труда можно было измерить применяют систему статистик. Их разрабатывают для каждого отдела и конкретного сотрудника. При разработке статистик как раз и потребуются те самые «ценные конечные продукты». Их мы будем использовать чтобы оцифровать результаты деятельности сотрудника.

Примеры ЦКП отделов.

На самом деле, чтобы сотрудники начали работать на результат одного только знания ЦКП не достаточно. Давайте разберемся, как на практике добиться того, чтобы сотрудники не только знали свой ЦКП, но и выполняли его, стремились к результату КАЖДЫЙ ДЕНЬ!

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению;
  • делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда; знание 1С Документооборот;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
Это интересно:  Почему Ласточка Скидка Студентам Только От Комсомолтской

Требования работодателей для специалиста-делопроизводителя

Повышение квалификации на специальных курсах поможет подняться вверх по служебной лестнице. Можно подняться вверх по служебной лестнице и занять должность руководителя канцелярии или отдела.
Комментарии к должности делопроизводителя.

Направления повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице.В своей работе делопроизводители используют технические устройства организационной техники: телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, сканер и конечно=же компьютер.

Делопроизводитель упорядочивает и направляет потоки документации. Он следит, чтобы приказы были оформлены по правилам, распоряжения нашли своих адресатов, а бумажные и электронные письма ушли по правильному адресу и вовремя.

Обязанности делопроизводителя

  • высокий спрос на специалистов;
  • стабильная работа: официальное трудоустройство с социальными гарантиями;
  • карьерный рост;
  • работать на 1,5 ставки, совмещая с обязанностями секретаря, архивиста, специалиста отдела кадров.

Качества делопроизводителя

  • вести документооборот компании;
  • следить за сроками исполнения документов, контролировать выполнение;
  • вести учет, регистрацию и распределение входящей и исходящей документации;
  • подготавливать документы для архива;
  • работать с электронной базой документации компании;
  • знать правила деловой переписки.

Официально же делопроизводство как профессия оформилось в середине ХХ века с возникшей необходимостью вести отчетность организаций в соответствии с законодательными требованиями. За прошедшие десятилетия обязанности остались прежними, а изменилась в основном техника и методика работы.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводство – это ответвление секретариата, которое является перспективным только в крупных и развивающихся с годами компаниях. Стандартные места работы – фирмы, государственные учреждения, архивы, любые образовательные заведения или крупные организации.

История профессии

Профессиональная работа и учет документации – основа существования каждой организации, и обеспечивает ее один человек. Все это – прямые функциональные обязанности делопроизводителя, которые включают в себя выполнение судебных, законодательных и налоговых требований к фирме. Рассмотрим подробно: что это за профессия, как на нее выучиться, какие узкие и широкие задачи решает сотрудник и сколько он получает за свою работу.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Консультация эксперта системы КонсультантПлюс

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
30.21%
Еще нет, поищу.
59.57%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
10.21%
Проголосовало: 235

График документооборота в компании

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Но большинство фирм отдают предпочтение лицам, имеющим высшее образование, а всё потому, что лояльные руководители стараются взращивать сотрудников внутри организации, а должность делопроизводителя является отличным стартом для карьерного роста.

  • Высокий уровень ответственности;
  • Внимание даже к мелочам;
  • Аналитический склад ума;
  • Высокий уровень концентрации;
  • Умение работать в условиях многозадачности;
  • Обладать такими качествами как честность и порядочность;
  • Спокойно воспринимать критику, пускать её в помощь личного развития, а не разрушения собственной самооценки;
  • Быть коммуникабельным и выстраивать позитивные отношения, как с руководителем, так и сотрудниками;
  • Иметь чистую правильно поставленную речь;
  • Обладать глубокими знаниями в области делового этикета.

Минусы

В настоящий момент навряд ли можно встретить компанию, где отсутствовал бы делопроизводитель. В более мелких организациях данную должность может совмещать бухгалтер или другое, приближенное к руководителю лицо.

Личные качества, которые вы прописываете в резюме, должны полностью соответствовать характеру работы, помогать вам делать ее профессионально. Так, для делопроизводителя полезными в работе индивидуальными характеристиками станут такие качества, как умение работать с большим объемом информации, исполнительность, внимательность, аккуратность, дисциплинированность, ориентированность на детали, стрессоустойчивость, хорошая память. Если вы обладаете этими качествами, то смело вписывайте их в резюме.

Грамотное резюме – это ваша возможность для устройства на желаемую должность. Именно поэтому к написанию документа нужно подойти со всей ответственностью. После того как вы создали структуру и заполнили все графы, убедитесь в том, что документ соответствует всем правилам русского языка: нет опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок. Наличие подобных недочетов значительно снизит ваши шансы на получение работы, ведь делопроизводитель – это специалист, в обязанности которого входит составление документов компании.

Опыт работы

Делопроизводитель – это человек, который ведет работу с документаций. Данный специалист играет важную роль на любом предприятии, так как от него зависит порядок в документах и картотеках. На сегодняшний день в связи с развитием информационных технологий делопроизводитель работает не только с бумажными, но и с электронными документами.

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Обязанности делопроизводителя

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

Права

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

Влияние специфики работы

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Номенклатура дел

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов