Вы, конечно, — не король, но свита вам нужна. Личный помощник, секретарь, бизнес-ассистент — все они должны обладать определенными качествами. Вот список основных требований, которые вы должны предъявить к сотруднику, приближенному к вам:
Немаловажное требование к ассистенту — отсутствие излишних амбиций. Удивлены? Но ничего странного здесь нет. Бизнес-ассистент должен выполнять часть работы за руководителя, а руководитель должен уметь пользоваться плодами этой работы.
Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается?
Теперь вы знаете, чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника . Безусловно, сильных различий между такими должностями нет, и очень часто начальники поручают все эти задачи одному секретарю. Однако руководителям больших компаний не справится без нескольких приближенных сотрудников.
Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?
Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.
Профессиональные навыки общения (и любовь к правде)
Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Обязанности бизнес-ассистента
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
- высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
- стаж работы на аналогичной должности;
- знание нескольких языков;
- экстравертность, умение идти на контакт;
- возможность уезжать в командировки;
- готовность к неточному графику работы;
- определенные черты характера;
- культура, грамотная речь.
Требования к персональному ассистенту
Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.
Востребованность
Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.
Есть и ассистенты с «дополнительными обязанностями». Такие вакансии обычно можно вычислить уже по описанию: подозрительно большая зарплата, предложение снять жилье, заграничные поездки с боссом. Сама фраза «выполнять личные поручения» еще ничего не значит — это может быть покупка продуктов и сигарет, а вовсе не совместный отдых на Ибице. Иногда, получив твое резюме и фото, неприличное предложение отправляют отдельным письмом. Спрос на таких специалистов есть, и предложение тоже.
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сошлись характерами
А вот на некоторых больших предприятиях, с которыми мы работали, секретари — это взрослые женщины лет 45. Там структура еще осталась со времен СССР и все очень долго делается — ты не можешь просто позвонить секретарю и договориться о встрече ваших начальников.
Обучение в «Международной Академии Бизнес-ассистентов», после которого ты будешь разбираться в профессии, длится 7 недель. Ты научишься освобождать время руководителя, то есть делать ту магию, о которой написано выше, выполнять задачи в срок, организовывать и проводить встречи, грамотно управлять временем, бронировать билеты и гостиницы, находить общий язык со службами и персоналом любого учреждения, договариваться. Изучишь деловой этикет, научишься подбирать правильно гардероб для работы, составлять вакансии, работать с CRM и проводить собеседования, организовывать поездки, оформлять визы. И это только часть навыков, которые даются в курсе «Академии».
Бизнес-ассистент — это профессия, в которую сложно войти. Никто не будет обучать и разжёвывать, что и как делать. Поэтому так ценно, когда всем тонкостям в этом деле можно обучиться, а не набивать шишки самостоятельно. Так ты сэкономишь много времени и сил. Но опыт обязательно нужно получить.
Тернистый путь в профессию
Бизнес-ассистент — единица автономная. Иначе говоря, руководитель нанимает тебя, чтобы ты ему помогал, а не чтобы он помогал тебе. В этом важное отличие этой профессии от остальных, где новичка обучают и новичку помогают. Человеку несамостоятельному, некрепко стоящему на своих двоих, пугливому, робкому дорога в эту профессию заказана. Зато тем, кто на ходу подмётки режет, в ней всегда рады.
Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.
Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.
Что делает Ассистент 2.0?
Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.
