Факсимильная подпись в трудовой книжке

Помимо трудовых договоров и трудовых книжек существует множество иных кадровых документов – приказы, коллективные договоры, соглашения, и т.д. Можно ли заверять их факсимиле? Ответ отрицательный. Обоснование простое – это не предусмотрено нормами трудового права.

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Содержание

Факсимиле: что это такое, и чем регламентировано его использование?

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (абз. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора.

Отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ). Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например, размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (апелляционные определения СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12.11.2013 по делу № 33-10804/2013, СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18.04.2013 по делу № 33-1055/2013, СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.07.2012 № 11-15083).

Факсимиле на трудовом договоре

Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение.

Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений. Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Это интересно:  Документы Охраняющие Права Детей

Что нельзя подписывать факсимиле

Вообще без опаски можно использовать первичные документы с факсимильной подписью только в гражданско-правовых отношениях с контрагентами, и только если это предусмотрено соглашением сторон (т. е. если оба контрагента выразили согласие на такой способ обмена документами).
Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Можно ли заверять кадровые документы факсимиле?

Инспекторы обращают внимание на «нажим» росчерка. Если подделка подписи производится «через стекло», то бумага будет продавлена иначе. Это можно заметить невооруженным взглядом, однако установить факт компетентен только эксперт-почерковед. Именно экспертиза устанавливает, что документ подписан неустановленным или неуполномоченным лицом.

Факсимильная подпись — это клише-печать , воспроизводящая собственноручную подпись человека. Такая печать позволяет визировать документы от имени гендиректора, главбуха или других руководителей, но без их участия — это удобно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле

  1. На доверенностях вообще и в частности на доверенностях, выданных от имени юридического лиц.
  2. Кадровых документах: трудовых договорах, трудовых книжках, приказах и пр.
  3. Налоговых декларациях и счетах-фактурах .
  4. Платежных документах и любых других документах, имеющих финансовые последствия.
  5. В кассовой книге и на расходных ордерах.
  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
34.16%
Еще нет, поищу.
55.94%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.9%
Проголосовало: 202

Содержание статьи:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.
Это интересно:  Детская Карта В Спб Через Мфц

Когда нельзя использовать печать?

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Представительство в арбитражном суде

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Сторонники противоположного мнения полагают, что, поскольку нет прямого запрета на использование «факсимиле» при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Факсимиле в трудовом договоре

В то же время, если работник был фактически допущен или приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то, несмотря на ненадлежащее заключение трудового договора или его полное отсутствие, считается, то трудовые отношения между работодателем и работником возникли.

Использование факсимиле при оформлении других кадровых документов

Проблема заключается в том, что при использовании факсимиле достаточно сложно учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с конкретным работником, что может стать предметом спора в суде. Так, К.Ю. проходила стажировку в ООО «Метаком» в качестве помощника бухгалтера. По результатам стажировки было принято решение не принимать её на постоянную работу. В судебное заседание истицей был представлен трудовой договор, изготовленный в другом стиле, с использованием факсимильной подписи директора. Представитель ответчика указанный трудовой договор не признал допустимым доказательством наличия трудовых отношений между обществом и К.Ю., мотивируя тем, что истица имела свободный доступ к печати и факсимильной подписи директора и могла самостоятельно изготовить трудовой договор. Каких-либо иных доказательств, свидетельствующих о выполнении истицей трудовых обязанностей в организации, начислении и выплате ей зарплаты в суд не представлено (Решение Ленинского районного суда г. Пензы от 08.06.2015 по делу №12–309/2015).

При передаче отчетности по ТКС можно использовать электронную цифровую подпись директора, а вот при передаче отчетности в контролирующие органы (ИФНС, ФСС, ПФР, Росстат, Служба занятости, военкоматы и т. д.) по почте или лично инспектору все подписи должны быть выполнены уполномоченными лицами собственноручно.

Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью

Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Порядок заверения трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии

А по мнению Минфина России компания и вовсе не обязана проводить почерковедческую экспертизу подписи контрагента, так как НК РФ не содержит такой обязанности (письмо от 23.04.10 № 03-02-07/1-187). С мнением финансового ведомства согласны и суды (постановление ФАС Московского округа от 16.07.12 № А40-121590/11-129-502).
Практика показывает, что наиболее частые претензии налоговики предъявляют к подписи лица, проставленной на документе. При этом в законодательстве не содержится требований к личной подписи, например, о количестве символов, наличия инициалов и пр. На что обращают внимание налоговые инспекторы, проверяя документы?

Это интересно:  Сайт Где Скинули Деньги На Карту Без Возрата

Со своей стороны отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем, в силу ст. 16 ТК РФ, возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен. Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12 ноября 2013 г. по делу N 33-10804/2013; апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18 апреля 2013 г. по делу N 33-1055/2013; апелляционное определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 24 июля 2012 г. N 11-15083)*(2). Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным.

Что касается иных кадровых документов (приказов о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку, заявлениях сотрудников), полагаем, что использование факсимиле руководителя при их подписании законодательству не противоречит. Такой вывод подтверждается и судебной практикой. Так, например, в апелляционном определении СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16 мая 2013 г. по делу N 33-2693 суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства. Вместе с тем мы не исключаем, что при возникновении спора доказательственная сила таких документов может быть поставлена судом под сомнение*(3).

Необходимо ли наличие личной подписи руководителя на первичных кадровых документах, либо достаточно факсимильной подписи?

Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно (смотрите, например, «Факсимильная подпись руководителя организации» (А.В. Петухова, «Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь-февраль 2014 г.)).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов