Скольки листов должно быть когда сшивает приказы

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Особенности сдачи документов в архив

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

Как пронумеровать листы?

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Это интересно:  Льготы Пенсионерам В Рязани По Транспортному Налогу

Порядок прошивки

При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

Хранение приказов по личному составу

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Как правильно прошить журнал

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
36.36%
Еще нет, поищу.
52.94%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
10.7%
Проголосовало: 187

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Это интересно:  Можно Ли Внести Земельный Участок В Качестве Уставного Капитала Акционерного Общества

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Зачем сшивать

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17). Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Точка зрения законодательных органов

Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами!

Сшивание

То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2020 год».

Это интересно:  Имеет Ли Право Росреестр Поставить На Гку Сооружение Вспомогательного Назначения Если Оно Выходит За Границы Земельного Участка Под Ижс И Заходит На Смежный Участок Принадлежащий Соседу

В три дырки

На карту, в банковскую ячейку или наличными.На сколько дешевле рыночной стоимости вы купите моё авто?Как и где проходит осмотр автомобиля?Сколько стоит переоформление автомобиля?Ситуация на рынке купли-продажи автоТорговля автомобилями на вторичном рынке развивается стремительными шагами.

Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив.

Для чего необходимо сшивать документы?

Также прошивка необходима при передаче документации в налоговую службу или Пенсионный фонд. Такая же аккуратность в хранении бумаг пригодится в случае визита представителей проверяющих органов или передаче документов в соответствующие органы для проверки.

Использование станков

Этот инструмент делает всего два прокола, но техника сшивания остаётся прежней. Нить вводится с тыльной стороны, затем пропускается вниз (крепление можно повторить два или три раза). После чего концы связываются на тыльной стороне, обрезаются и закрепляются с помощью клея квадратом из бумаги.

  • Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
  • Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
  • Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
  • Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

Виды сшивания

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов