Чеки пробитые в выходной день за канцтовары в авансовом отчете бюджетной организации

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

Что изменил закон о применении ККТ

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Как выдаются подотчетные средства

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как собрать документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

Командировка: что можно учесть?

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

Это интересно:  Займы Денег Без Возврата

Так если работник бюджетного учреждения отправляется в командировку 2 февраля 2007 года, то в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих февралю 2007 года, то есть период с 1 февраля 2006 года по 31 января 2007 года.

Оплата суточных

Пункт 1 статьи 252 НК РФ позволяет для подтверждения затрат использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе приказы о командировке, проездные документы, отчетом о выполненной работе в соответствии с заданием). Это означает, что командировочное удостоверение можно не выписывать, достаточно будет приказа о командировке. Тем не менее, в экономической литературе специалисты предупреждают работников бухгалтерии о том, что в такой ситуации не исключен спор с налоговыми органами. Поэтому, если вы не хотите конфликтовать с чиновниками, лучше все же выписать командировочное удостоверение.

Иные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя

Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 утверждены «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» (далее – Правила). В соответствии с пунктом 8 этих Правил, оформление проживания в гостинице сопровождается выдачей проживающему лицу квитанции, талона или иного документа, подтверждающего заключение договора на оказание услуг. Этот документ должен содержать:

Налогоплательщикам, применяющим УСН, следует помнить, что учесть приобретенные материалы в расходах можно только тогда, когда они будут, не только оплачены, но и оприходованы. Скажем иначе, для включения в состав расходов затрат на приобретение канцелярских товаров ценности должны быть фактически получены от поставщика. Соответственно, сумма предоплаты в счет поставки МПЗ в расходах не учитывается (письмо Минфина от 23.01.2009 г. № 03-11-06/2/4).

Минфин РФ разрешил упрощенцам учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы либо в момент погашения долга иным способом. Кроме того, упрощенцам позволено не вести первичные учетные документы по учету списания сырья и материалов в производство.

В расходы сразу после оплаты поставщику

Иными словами сумма входного НДС по «канцелярке» должна быть отражена в Книге учета в графе «расходы» отдельной строкой одновременно со списанием в расходы стоимости приобретенных ценностей. Но, если бухгалтер произведет запись на всю сумму, указанную в документах поставщика, и это не приведет к неправильному исчислению налога, такая ошибка не повлечет за собой никаких санкций.

Если же продавец и после 1 июля 2019 года откажется выдавать чек, то нужно взять у него квитанцию об оплате, в которой должны быть обязательные реквизиты, в том числе подпись (п. 2.1, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Электронные чеки

Скажите работникам, чтобы они называли адрес электронной почты компании, чтобы собирать все чеки в одном месте. Удобнее всего завести под них отдельный почтовый ящик. В авансовом отчете можно будет указать “электронный чек”.

Это интересно:  Пени За Просрочку Оплаты Капитального Ремонта 2020

БСО с 1 июля 2019 года

Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
33.82%
Еще нет, поищу.
56.37%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.8%
Проголосовало: 204

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

  • чек ККТ;
  • пассажирские билеты, посадочный талон;
  • товарные чеки/накладные;
  • квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

  • отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
  • когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «количество», «цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Командировка: что можно учесть?

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

  • Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
  • Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
  • Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
  • Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
  • Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
  • Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
  • Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

  • Товарный чек может дополнять кассовый. Тогда на нем ставится пометка «действителен при предъявлении кассового чека», а сумма НДС выносится отдельной строкой.
  • Товарный чек должен быть подкреплен мокрой печатью.
  • Товарный чек может быть закреплен надписями «получено» и «оплачено». Это не является обязательным, однако и нарушением считаться не будет.
  • Незаполненных строк в товарном чеке быть не должно. А вот лишние графы в нем можно зачеркнуть.
  • Для заполнения товарного чека рекомендуется использовать чернила черного или синего цвета.
  • Товарный чек можно разделить на два бланка или отметить в предыдущем наличие последующих, если вся покупка/оплата услуги не помещается на один стандартный бланк.
  • Важно отметить, чтобы оба бланка содержали необходимую информацию или на первом бланке была отметка о том, что существуют последующие.

При этом форма составления чека может быть свободной, потому что законодательство не закрепляет строгих норм. Если по какой-либо причине продавец товара или услуги не может предоставить подотчетному сотруднику приходно-кассовый ордер или бланк строгой отчетности, можно воспользоваться возможностью выписать товарный чек. Строгий учет не ведется, хотя некоторые ИП и организации формируют журнал учета выдачи товарных чеков с сохранением их копий.

Какие документы можно приложить к авансовому отчету?

Главные нормативно-правовые акты, регулирующие составление авансовых отчетов, не оговаривают конкретные первичные документы, которые могут к ним прилагаться. Ранее для составления авансовых отчетов необходимо было использовать стандартизированную форму АО-1, однако в последних изменениях закрепленной формы нет – авансовый отчет можно подавать в свободной форме. На практике во многих организациях продолжают использовать именно АО-1 как отработанную и наиболее удобную форму. В ней все прилагаемые к авансовому отчету подтверждающие документы перечисляются на обратной стороне листа по номерам, датам, содержанию расходов.

Добрый день, уважаемые читатели. Сегодня разберем с вами тему — учет канцтоваров, на какие счета они приходуются, и как правильно составить проводки. Канцтоваров на предприятие обычно закупается огромное количество, конечно если у вас хот бы 5 сотрудников, для каждого нужна бумага, заправка для катриджей, папки, ручки и многое другое. Так что вопрос вроде бы простой, но при этом очень актуальный. Если у вас возникнут вопросы — пишите в комментариях.

На какой счет списывать канцтовары в бухгалтерии — учет и примеры

Суммы НДС, уплаченные поставщику при приобретении канцтоваров, стоимость которых подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. 346. 16 и 346. 17 НК РФ, также включаются в состав расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ.

Налог, уплачиваемый при применении УСН

Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов