Чем отличается акт списания от ведомости выдачи

Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)

В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.

Кто должен подписать документ

Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).

  • отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
  • отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
  • письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
  • калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
  • иные учетные или финансовые бумаги.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном – форма и порядок полей может быть любым. Главное – чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе – обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.

Материально-производственные запасы (МПЗ) — активы, используемые в качестве сырья и материалов при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для перепродажи, а также для нужд организации. Также допустимо использовать термин «товарно-материальные ценности».

Учет материальных ценностей

  • отпуск материалов в производство;
  • продажа организацией материалов физическим и юридическим лицам;
  • списание материалов, пришедших в негодность по истечении сроков хранения;
  • списание морально устаревших МПЗ;
  • списание при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Правила списания ТМЦ

Учет ценностей бухгалтерией осуществляется по фактической стоимости их приобретения, при этом косвенные налоги, оплаченные поставщику, в итоговой сумме не отражаются. Способ списания должен быть установлен в учетной политике (по себестоимости каждой единицы, по средним показателям себестоимости).

Это интересно:  Почему Не Возможно Оплатить Госпошлину Через Госуслуги

В актах на списание материалов говорилось, что члены комиссии (два человека) произвели осмотр материалов и установили, что их необходимо списать на затраты производства, далее следовал перечень материалов, их количество и сумма. Судом был сделан вывод, что определить точную сумму затрат на проведение определенных видов работ не представлялось возможным, и суд с налоговой инспекцией был налогоплательщиком проигран (см. например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 № 15АП-1477/2009 по делу № А53-19371/2008).

Форма акта на списание материалов утверждается отдельным приказом руководителя или в качестве приложения к учетной политике. Для реализации данного правила в программе форма Акта на списание материалов добавлена в список форм первичных документов в печатной форме учетной политики (Главное — Учетная политика — Печать).

Отдельные реквизиты акта на списание материалов

Составление приказа по учетной политике предшествует дате начала календарного года. Однако допускается внесение в учетную политику изменений и дополнений. Изменения можно внести двумя способами. Можно распечатать новый приказ об учетной политике с новым комплектом приложений. Также можно оформить отдельный приказ об изменении учетной политики с внесением нового приложения.

Законодательство по бухгалтерскому учету не устанавливает норм, в соответствии с которыми материалы должны списываться в производство. Но в п.92 Методических указаний по бухучету МПЗ (приказ Минфина от 28.12.2001г. №119н) говорится, что материалы отпускаются в производство согласно установленным нормам и объему производственной программы. Т.е. количество списываемых материалов не должно быть бесконтрольным и нормы списания материалов в производство должны быть утверждены.

Но так случается не всегда, особенно на крупном производстве. Переданные на рабочий участок или в цех материалы могут не сразу использоваться в производстве. Фактически они просто «переезжают» с одного места хранения на другое. К тому же не всегда при отпуске материалов бывает известно, для производства какого именно вида продукции они предназначены.

3. Списание материалов пошаговая инструкция, если расходуется не все

ООО «Сладкоежка» выпускает шоколадные конфеты. Для их упаковки покупаются картонные коробки. Пусть приобретено 100 таких коробок по цене 10 руб. за штуку. Упаковщик приходит за коробками на склад и просит кладовщика отпустить ему 70 штук коробок.

  • В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  • В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
    • главного бухгалтера учреждения;
    • лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
    • лица, которое подготовило форму (исполнителя).

В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?

Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
34.15%
Еще нет, поищу.
56.1%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.76%
Проголосовало: 205

Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости

Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

Это интересно:  Ип В Своей Деятельности Использует Собственные Основные Средства Как Вести Учет

наименование учредителя, наименование федерального органа государственной власти (органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления), федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации), осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, созданного Российской Федерацией (субъектом Российской Федерации, муниципальным образованием) (далее — Учредитель);

Информация об изменениях:

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) (далее — Меню-требование (ф. 0504202) применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о численности довольствующихся лиц.

Информация об изменениях:

Заполненный Табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель (ф. 0504421) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0504402).

Допускается использовать унифицированный бланк, например акт о списании материальных запасов — ф. 0504230, утвержденный Приказом Минфина РФ № 52н. Его структура подходит для отражения всех категорий операций по выбытию материалов.

Отразить операцию по выбытию матзапасов придется особым документом — актом. Но прежде чем начать заполнение акта списания материальных запасов, требуется оформить первичку. То есть документ-основание. Например, это требование-накладная на отпуск материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск МЗ на сторону, ведомость о выдаче сырья и прочая документация.

Причины выбытия материальных запасов

  1. В поле «МОЛ» укажите Ф.И.О. и должность матответственного работника, в обязанности которого входит хранение бланков.
  2. Поля «Комиссия в составе» заполняются на основании распоряжения руководства об утверждении состава комиссии. Поочередно впишите должности и Ф.И.О. работников, которые назначены в комиссию по выбытию матзапасов.
  3. Отдельно обозначьте номер и дату приказа, которым был утвержден состав специальной комиссии.
  4. Табличную часть заполните с учетом следующих рекомендаций:
    • наименование МЗ — укажите наименование объекта в соответствии с учетными данными (номенклатурой, карточкой учета);
    • код — заполняйте, если в учреждении предусмотрена установленная номенклатура МЗ;
    • графа № 3 — впишите единицу измерения, соответствующую конкретной позиции списываемого объекта, например штуки, килограммы и прочее;
    • графа № 4 — зафиксируйте нормы расходы по объекту МЗ, если таковые предусмотрены;
    • поле «Фактически израсходовано» — детализируем количество, цену и сумму выбывающих материалов;
    • графа № 8 — вписываем причину или направление выбытия матзапасов.
  5. В поле «Заключение комиссии» необходимо вписать конкретное назначение МЗ либо зафиксировать цель списания активов. Пример заполнения акта списания материальных запасов: «Материальные запасы использованы по назначению и списаны на нужды госучреждения», «Матзапасы использованы для ремонта компьютерной техники и подлежат выбытию», «Материальные запасы не подлежат восстановлению. Отразить их выбытие в учете».

Заполнять ведомость на выдачу материальных ценностей (скачать бланк формы 0504210 можно далее) в любом удобном виде. Допустимо оформление на компьютере или заполнение от руки, если используются уже готовые распечатанные бланки.

Частные организации могут сами разрабатывать и утверждать используемые в работе бланки. Они не обязаны пользоваться установленными образцами. В отличие от них, государственные учреждения работают только с официально утвержденными бланками. Никакие другие использовать им, как правило, не разрешается. Поэтому при необходимости оформления документа из этой статьи можно бесплатно скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его. Вид этого бланка утвержден законодательно, а предназначен он для передачи материальных ценностей по хозяйственным, учебным или научным нуждам. По своей функции он напоминает накладную-требование.

Это интересно:  Электричка ласточка ленобласть есть ли льгота для пенсионеров

Альтернативный вариант

3. Второй лист содержит непосредственно данные о выдаваемых ценностях. Здесь приводят их подробное описание с указанием наименования и прочих характеристик, указывают стоимость. Также оформляют таблицу с подсчетом общего количества и цены.

Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.

Похожие публикации

Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Бланк ведомости выдачи материальных ценностей для нужд учреждений утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Данная форма подходит для случаев передачи материальных ценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд, то есть формально она является аналогом накладной-требования.

Итак, своевременное и грамотное составление акта списания материалов способно значительно облегчить общение руководства компании с представителями налоговых органов, которые, как известно, очень ревностно относятся ко всему, что связано с расходами. Однако данная процедура может оказаться отнюдь не скоротечной для членов комиссии, к тому же составление актов списания существенно усложняет учетную работу бухгалтерии. Поэтому, если руководство предприятия сочло необходимым отказаться от составления такого акта, то, в принципе, можно обходиться и без него.

Что необходимо сделать после составления акта списания

Несмотря на то, что общепризнанного формата для акта списания не существует, при его составлении крайне желательно придерживаться ряда стандартов, применяемых в отечественном делопроизводстве. Большинство из них касается оформления бланка и правил указания данных.

Как составляется акт списания материалов

Ничто не должно исчезнуть бесследно. Это мудрое правило применимо не только к закону сохранения энергии, но и к процедуре списания материалов в организации. А это означает, что акт списания нужно составлять правильно.

Принцип заполнения акта аналогичен форме ведомости по списанию ТМЦ. В форме акта в отличии от ведомости присутствует заключение комиссии и соответственно акт подписывают члены комиссии и ее председатель, а не руководитель учреждения. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии,

В небольшой таблице, на первой странице «Принято к учету», указывается проводка («Д-К») по бухгалтерскому учету на выбытие материальных ценностей, в соответствии с планом счетов для бюджетных учреждений (Приказ №162н).

Состав и порядок заполнения «ведомости» выдачи товарно-материальных ценностей

√ Форма отчётности 0504230 «акт» применяется тогда, когда происходит поэтапное (не единовременное) списание материальных ценностей, к таким МЦ можно отнести основные средства. То есть данное списание осуществляется под контролем и в соответствии с нормами законодательства.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов