Хранение результатов анализов в личном деле кадровой службы

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Как правильно вести

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым законопроектом, обсуждаемым чиновниками. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.

Условия, при которых хранение копий безопасно

Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

Отвечая на вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, отметим, что это определено законодательно: в коммерческих организациях бумаги, содержащие персональные данные хранятся 75 лет (см. Перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019), потом уничтожаются.

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:

Это интересно:  Ппоследствия Неуплаты Авансов По Транспортному Налогу В Татарстане

Образец описи

Для госслужащих порядок иной. Пока человек работает, бумаги с его персональными данными находятся в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и продержат там еще 10 лет. В соответствии со ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004, личное дело сотрудника после увольнения хранится:

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Сколько хранить документацию по кадрам

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

  • разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
  • экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
  • розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
  • восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Обязательно ли вести личные дела работников?

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

Что надо знать о персональных данных работников

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.
Это интересно:  Как Выглядит Договор Об Аренде Банковской Ячейки Сбербанк

Если вы решили вести личные дела работников

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
33.82%
Еще нет, поищу.
56.37%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.8%
Проголосовало: 204

В личном деле можете хранить экземпляры трудового договора и дополнительных соглашений к нему, копию должностной инструкции. Если сотрудник по какой-то причине не забрал свой экземпляр договора, можете хранить его в личном деле до востребования.

Запрет 4. Персональные данные нельзя испортить или потерять. Поэтому вы создаете специальные условия, чтобы обеспечить сохранность документов длительное время. Идеально, когда в компании есть оборудованный архив.

Как безопасно собирать и хранить информацию о сотрудниках

Что хранить. Какие документы хранить в личных делах, нормативные акты не говорят. Ориентируйтесь на правила для госслужащих, на которых личные дела ведут обязательно, ст. 42 Закона о госслужбе. По аналогии с этими требованиями храните в личных делах документы и иные сведения о поступлении на работу, работе в компании и прекращении трудового договора. При этом будьте готовы доказать, что эти сведения нужны вам, чтобы обеспечивать деятельность компании, ч. 3 ст. 42 Закона о госслужбе.

Чтобы не пропадали документы в офисе, не тратить время на их поиск в последующем, нужно не только всё фиксировать документально в журналах и раскладывать по папкам, хотя бы с теми же личными делами. Но и установить везде камеры наблюдения. У нас давно так сделали. Начальник всех заверил, что они всё записывают не для того, чтобы следить за нами, а исключительно за документацией. Однажды, нам, действительно, запись из видеоархива помогла обнаружить затерявшийся документ.

Что в нем должно быть

Это же сколько времени бедным проверяющим инспекторам читать придётся ваш талмуд, когда внезапно решат провести доскональную, а не выборочную, проверку всех личных дел работающих сотрудников в вашей компании. Так и представляю себе их возмущение при этом. Отрицательный конечный результат по итогам проверки вам обеспеченно гарантирован. Может быть ещё и штраф солидный выпишут.

Что делать с личными делами уволенных работников

Много лет тружусь в отделе кадров. Казалось бы, знаю свою работу от а до я. Но, с приходом нового руководителя становится всё больше и больше дополнительных обязанностей. Вот и на днях он издал распоряжение, что мы, кадровики, должные ещё заниматься и хранением медицинских книжек. Разве это входит в нашу работу?

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Это интересно:  Чем отличается акт списания от ведомости выдачи

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

Сроки хранения кадровых документов

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Согласно п. 23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел

Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ — видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».

Работник при увольнении из компании может потребовать от руководителя получения копии разных документов. Отказ является необоснованным, так как в любом случае данные бумаги имеют отношение к деятельности специалиста.

  • в письменном виде руководитель оповещается об изменениях;
  • сотрудник кадровой службы ставит соответствующую отметку в личной карточке работника;
  • запрашиваются подтверждения изменений;
  • работник передает ответственному лицу свидетельство о заключении брака, новый паспорт или иные документы;
  • делается копия полученной документации, после чего она прикрепляется к личному делу специалиста.

Ведение документации

  • на обложке обязательно указывается Ф. И. О. сотрудника, а также приводится дата, когда он был принят на работу в компанию;
  • если не разделяются документы по отдельным папкам, то они складываются в одном скоросшивателе в алфавитном порядке;
  • не разрешается, чтобы количество страниц превышало 250 шт.;
  • на каждой папке ставится учетный номер конкретного дела.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов