Служебная записка сроки согласования технического срываются всвязи с этим

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Правила составления

  • уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  • внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
  • побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Важные особенности и формулировки

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Кто может писать служебную записку

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

Для чего нужна служебная записка

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

Это интересно:  Родился В Невенчанном Браке

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Образцы для разных случаев

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Письмо об отзыве из отпуска

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  • полное наименование фирмы (например ООО “Кенотаф”);
  • от кого и кому адресовано ( с указанием должностей, например – генеральному директору Московского филиала Никифору Н. Н. от офис-менеджера Петровой )
  • наименование подразделения (к примеру, Отдел по работе с покупателями);
  • заголовок (Служебная записка на ремонт);
  • текст (информационная часть “Довожу до вашего сведения, что…”, затем прошение о замене оборудования или о ремонте. Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);
  • дата, подпись с расшифровкой.

Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации, который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.

Основные требования

Довожу до Вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами 4 компьютера Rover нуждаются в ремонте. У двоих не включается монитор, третий постоянно выключается при работе, у четвертого сбои в клавиатуре, может не видеть курсора). Работа с базой данных сильно затруднена, сотрудники вынуждены приносить из дома собственные планшеты и ноутбуки.

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
39.05%
Еще нет, поищу.
49.11%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
11.83%
Проголосовало: 169

В каких случаях составляется и кем

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

к содержанию ↑

По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.

Согласование изменений проектных решений официальным письмом

В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.

Это интересно:  Продал квартиру лицевой счет

2. Письмо проектировщику.

Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.

На основании изложенного прошу внести изменения в служебную записку о премировании сотрудников от 16 апреля 2023 г. в части исключения из числа лиц, которым целесообразно начислить премию, инженера отдела снабжения Михайлова Аркадия Валентиновича. По итогам работы за первое полугодие в связи с наличием задолженности премия не начисляется.

16 апреля 2023 г. в Ваш адрес поступила служебная записка о премировании сотрудников по итогам работы за первое полугодие 2023 года. По причине временной нетрудоспособности начальника отдела кадров указанная служебная записка не согласована с отделом кадров. В настоящее время по результатам проведенного анализа установлено, что инженер Михайлов Аркадий Валентинович, представленный к премированию в размере 100 % от величины должностного оклада, имеет задолженность перед АО “МашСтрой” в размере 8 000 руб. за причиненный ущерб. Согласно “Положению о премировании”, утвержденном 11.03.2020 года, имеющий задолженность сотрудник не вправе получать премию до погашения задолженности.

Пример изменения служебной записки

Однако такие документы, как служебная записка на списание, о работе в выходной день, на командировку изменять сложно. Если в них требуется внести изменения, то обычно это совсем новый документ. Поэтому целесообразно подготовить новую служебную записку, в тексте которой просить аннулировать предыдущую.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

В Корпорации «ВСМПО-Ависма» уровень автоматизации, корпоративной культуры и доверия к электронным подписям позволил внедрить новое решение и оптимизировать процесс, который ранее был частично электронным. Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Шаблоны служебных записок

– проект документа составляется в системе на основе электронного шаблона («входной» формы, в которой заранее предусмотрены поля-реквизиты и поля-метаданные) и подписывается простой электронной подписью сотрудника – автора служебной записки;

Если сотрудник допускает действия, угрожающие его жизни и здоровью, составляется служебная записка о нарушении охраны труда, это касается случаев, например, отказа от прохождения медосмотра или применения средств индивидуальной защиты, которые необходимы с учетом класса опасности его рабочего места.

Информацию о споре, возникшем внутри коллектива, содержит докладная записка о конфликте. В ней необходимо подробно раскрыть суть произошедшего и указать виновных лиц. Сообщать о конфликтах следует, если их наличие затрудняет работу организации или ее отдельного подразделения.

Правила оформления

  1. В шапке указывается наименование организации, должность и Ф. И. О. работодателя.
  2. Ниже указываются должность и Ф. И. О. заявителя.
  3. Указывается название документа.
  4. Вносится дата составления и номер.
  5. Формулировка, в которой излагается суть происходящего, последствия, к которым привели неправомерные действия сотрудников, и предложения по их устранению. При необходимости в тексте указываются должности и Ф. И. О. граждан, имеющих отношение к ситуации. Например, если подается докладная записка о нарушении техники безопасности, придется раскрыть суть совершенного проступка.
  6. В конце документа указываются должность и Ф. И. О. составителя, ставится его подпись.
  • Фамилия, инициалы, должность адресата.
  • Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
  • Фамилия, инициалы, должность автора.
  • Полное название документа.
  • Дата составления документа.
  • Заголовок.
  • Внутренний регистрационный номер записки.
  • Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
  • Отметка о наличии приложений и их перечисление.
  • Подпись того, кто составил записку.
  • Расшифровка подписи.
  • Отметка об исполнителе.
  • Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.
Это интересно:  Расписка о получении денежных средств по доверенности в отношении самого себя

Кто может писать и для чего нужна служебная записка

Порядок заполнения электронной служебной записки мало чем отличается от порядка заполнения бумажной версии. Однако, в электронном варианте документа не указывается ФИО адресата. Указать его можно в случае, если записка адресуется конкретному сотруднику. Подпись на записке всегда ставится автоматически.

Что такое электронные служебные записки

Существует ряд документов, посредством которых осуществляется коммуникация подразделений компании. Один из них – это служебная записка, призванная обеспечивать горизонтальную связь между структурными единицами бизнес-субъекта. Как правило, она составляется в электронном или бумажном виде и направляется коллегам или руководителям соседнего отдела. Ее необходимо хранить в архиве организации пять и более лет. При необходимости этот срок может быть увеличен.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Служебная записка с приложением образец

Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.

В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:

  1. Адресат записки. Он указывается в правом верхнем углу, с обязательным указанием фамилии, инициалов и должности такового адресата, а также с полным наименованием предприятия и подразделения, внутри которого действует таковая записка.
  2. Преамбула записки. В ней обозначается название документа — «Служебная записка», а также порядковый номер, если нумерация записок предусматривается правилами предприятия, и таковые документы подлежат отчетности и хранению в архивах.
  3. Изложение сути проблемы либо ситуации, о которой информируется адресат записки.
  4. Указание предложений по возможному решению своих ситуаций или необходимых действий со стороны руководителя или адресата, которые могли бы поспособствовать устранению проблемы.
  5. Внизу записки, строго по окончании её текста, указываются должность, фамилия и инициалы автора данного документа, а также проставляется дата и подпись. Кроме этого, допускается также и указание точного времени составления и направления записки, если это может иметь значение для разрешения сложившейся ситуации.

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Под служебной запиской подразумевается внутренний документ на предприятии, являющийся нормативным способом донесения необходимой информации от одного сотрудника другому. При этом данный документ имеет отдельные юридические нюансы, важные в исполнении трудовой деятельности. В рамках статьи рассмотрим, как написать служебную записку, а также какой правильный порядок ее заполнения и учета.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов