Служебная записка в целях организации упорядочивания документов

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Для чего нужна служебная записка

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Пример 3

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Требования к документу

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

Служебная записка или “служебка” – это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Определение термина: что это такое?

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Чем она похожа на докладную?

  1. аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации);
  2. докладной (извещает о возникших трудностях);
  3. объяснительной (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
  4. пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).
  • Фамилия, инициалы, должность адресата.
  • Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
  • Фамилия, инициалы, должность автора.
  • Полное название документа.
  • Дата составления документа.
  • Заголовок.
  • Внутренний регистрационный номер записки.
  • Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
  • Отметка о наличии приложений и их перечисление.
  • Подпись того, кто составил записку.
  • Расшифровка подписи.
  • Отметка об исполнителе.
  • Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.
Это интересно:  До Скольки Лет Принимают На Службу В Гуфсин России

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Инструкция: составляем служебную записку

Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов. Предложим пример составления обыкновенной служебной записки.

  • о запросе информации;
  • о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  • о направлении в служебную поездку или командировку;
  • о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

Правила составления

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Как подавать в электронном виде

  • бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения. », далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

к содержанию ↑

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
39.31%
Еще нет, поищу.
49.13%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
11.56%
Проголосовало: 173

Командировочная служебная записка

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

Отзыв из отпуска

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

Директору или руководству предприятия

Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании. При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца. В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

Под служебной запиской (СЗ) следует понимать вид докладной записки, позволяющая запрашивать информацию должностными лицами, которые находятся на одном уровне управления. Напомним, что докладная используется по вертикали, то есть направляется вышестоящим управленцам, тогда как в случае с СЗ бумага − по горизонтали. Единого образца, который установлен государственными органами отсутствует. Но в ряде документов содержатся упоминания относительно пояснительных и объяснительных записок, а также докладных.

Общее определение

Обычной практикой считается использование норм оформления, которые устанавливаются локальными нормативными актами. То есть ведение делопроизводством определяет структуру и внешний вид представленного документа. Документация проходит регистрацию, специализированный учет, так как является письменной бумагой. При решении сложных задач, которые невозможно решить без участия «параллельных» структур. Учет документооборота является доказательной базой, то есть позволяет оттянуть время и перераспределить ответственность.

Это интересно:  Спб Карта Учащегося

Оформление служебной записки по ГОСТ

  • анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
  • наличие нецензурной лексики, оскорблений;
  • неподдающиеся прочтению;
  • если ранее ответ по запросу давался многократно;
  • при необходимости сохранить тайну.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Пример служебной записки

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

Служебная записка пишется от руки или создаётся на компьютере и распечатывается. Крупные предприятия самостоятельно разрабатывают и утверждают их шаблоны для разных случаев жизни. Это и экономит время сотрудников, не заставляя их задумываться, как написать служебную записку, – образец всегда перед глазами, и вносит единообразие форм в документацию.

Или, например, женщина долгое время не работала, а теперь снова трудоустраивается. На своего ребёнка она получит вычет по НДФЛ, несмотря на то, что с предыдущего места работы отсутствует справка 2-НДФЛ. Для этого потребуется предоставить служебную записку, объясняющую отсутствие доходов, заявление на вычеты и трудовую книжку.

Когда может понадобиться

Служебная записка — одна из составляющих делового документооборота, инструмент официального общения внутри коллектива, без которого невозможна его слаженная работа. Иногда к ней относятся, как к скучной формальности, отнимающей время. Но случается, что именно эта бумага способна уберечь работника от несправедливых нападок руководства.

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Пример служебной записки

Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.

На командировку

Иск не подлежит оценке
Госпошлина: 200 руб. 00 коп.
С 19 февраля 1992 года на праве соцнайма мне принадлежит квартира № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске (далее: спорная квартира).
Я, ответчик и третьи лица всей семьей вселились в спорную квартиру в феврале 1992 года на основании постановления Центрального РИКа от __________ 1992 года № ___, как это следует из ордера на вселение. Формально, по домовой книге, нанимателем спорной квартиры значится ответчик __ В.И. (мой бывший муж и отец третьих лиц __ В.В. и __ Д.В.). Договор соцнайма в письменной форме не заключен, однако факт его наличия подтверждается прилагаемыми к настоящему исковому заявлению копией ордера № __________ и выпиской из домовой книги.
В августе 1997 года ответчик __ В.И., в связи с фактическим распадом нашей семьи и созданием им новой семьи, выехал из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, не сообщив о своем местонахождении. Наш брак был расторгнут решением Мирового судьи 3 судебного участка Железнодорожного района г. Новосибирска _____________ года (вступило в законную силу ___________ года, прилагается к настоящему исковому заявлению).
Со времени выезда из спорной квартиры (более тринадцати лет!) ответчик не оплачивал и не оплачивает жилищно-коммунальные услуги, намерений пользоваться квартирой не выражал и не выражает, вселяться в квартиру никогда не пытался. Сведений о своем пребывании, равно, как и телефонов для связи с ним, ответчик не сообщает ни мне, ни детям.
Вместе со мной в квартире с 1992 года проживают и зарегистрированы третьи лица __ В.В. и __ Д.В.
Ответчик также до настоящего времени состоит на регистрационном учете в спорной квартире. Данный факт подтверждается выпиской из домовой книги, прилагаемой к настоящему исковому заявлению.
Часть вторая статьи 69 Жилищного кодекса РФ предусматривает равные права нанимателя и членов его семьи по договору социального найма жилого помещения и солидарную с нанимателем ответственность по обязательствам, вытекающим из договора социального найма. К числу обязательств, вытекающих из договора социального найма, относится обязанность своевременной оплаты жилищно-коммунальных услуг (п. 5 ч. 3 ст. 67 Жилищного кодекса РФ).
Ответчик ни со мной, ни с детьми фактически не общается (звонит по телефону один – два раза в год), в спорной квартире не бывает, платежи за жилищно-коммунальные услуги с августа 1997 года не вносит и не намерен этого делать, о чем мне сообщает по телефону в ответ на мои просьбы оплачивать приходящуюся на него часть платежей. Бремя оплаты фактически полностью лежит на мне. Данный факт подтверждается прилагаемой к исковому заявлению справкой об отсутствии задолженности по оплате этих услуг. Также у меня имеются все квитанции об оплате за все время, начиная с августа 1997 года, которые я представлю суду для обозрения в судебном заседании.
Факт выселения ответчика из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место в августе 1997 года, а также иные изложенные выше обстоятельства могут подтвердить свидетели: ___________________ (проживает в том же доме, в квартире № _), ______________ (проживает в том же доме, в квартире _).
В соответствии с ч. 3 ст. 83 Жилищного кодекса РФ, в случае выезда нанимателя и членов его семьи в другое место жительства договор социального найма жилого помещения считается расторгнутым со дня выезда. Т.о., ответчик __ В.И., добровольно выехав в августе 1997 года из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, в одностороннем порядке отказался от принадлежавших ему прав и обязанностей по договору социального найма, в связи с чем утратил право пользования спорной квартирой, поскольку договор соцнайма с этого времени считается с ним расторгнутым.
В соответствии с п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 2 июля 2009 года № 14 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при применении Жилищного кодекса Российской Федерации», если отсутствие в жилом помещении указанных лиц не носит временного характера, то заинтересованные лица (наймодатель, наниматель, члены семьи нанимателя) вправе потребовать в судебном порядке признания их утратившими право на жилое помещение на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с выездом в другое место жительства и расторжения тем самым договора социального найма.
При установлении судом обстоятельств, свидетельствующих о добровольном выезде ответчика из жилого помещения в другое место жительства и об отсутствии препятствий в пользовании жилым помещением, а также о его отказе в одностороннем порядке от прав и обязанностей по договору социального найма, иск о признании его утратившим право на жилое помещение подлежит удовлетворению на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с расторжением ответчиком в отношении себя договора социального найма.
На основании изложенного и, руководствуясь ст. 3 ГПК ПФ,
ПРОШУ:
1. Признать ФИО, ________ года рождения, утратившим право на жилое помещение – квартиру № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске.
2. Допросить в качестве свидетелей по делу:
________________________________
________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ в копиях:
1. копия искового заявления для ответчика и третьих лиц
2. квитанция об оплате госпошлины (оригинал)
3. выписка из домовой книги
4. копия ордера
5. выписка из решения о расторжении брака от ___________ года
6. справка об отсутствии задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг
« » ____________ 2011 года
Истица_____________________ (__ Т.Ю.)

Это интересно:  Список Всех Компаний Под Конкурсным Управлением

Служебные записки нужны для коммуникации сотрудников с руководством. Руководители разных подразделений одного предприятия тоже могут часто «общаются» через подобные обращения. Служебная записка директору помогает разрешать конфликты, повышать производительность, способствует более качественной организации труда. То есть, упорядочивает рабочую структуру.

В записках обычно отражают проблемы технического или хозяйственного характера, описывают спорные ситуации или дают пояснение своему поведению. Главной особенностью служебных записок является то, что в них не только освещают проблему, но и подробно ее описывают, предлагают варианты решения.

Внешний вид документа и описание его полей

После основного текста добавить абзац, в котором прописать об изменении: «Прошу изменить сведения…». И, подробно сформировать, какую информацию необходимо изменить. В конце поставить дату и год составления. Подкрепить подписью: ФИО и расшифровка.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов