Правильно составить справку об оприходованных материалах

После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.

Бухгалтерскую справку можно писать как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации, ее можно составлять как от руки, так и печатать на компьютере. Но в любом случае, она обязательно должна быть заверена оригиналом подписи сотрудника, который ее написал. Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать в своей работе оттиски печатей и штампов.

Правила оформления документа

Бухгалтерская справка относится к первичной документации и является своего рода универсальным документом, поскольку используется при учете и отчетности как по бухгалтерии, так и по налогам. Она общеприменима и широко распространена, т.к. ее использование востребовано в самых различных ситуациях. Как следует из самого названия документа, ее составление входит в компетенцию специалистов бухгалтерских отделов.

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

Бланк и обязательные реквизиты

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

  • при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
  • когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
  • если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.

Это интересно:  Как Можно Получить Бесплатную Путевку В Санаторий Матери И Ребенка От Социальной Защиты

Универсальный передаточный документ (УПД)

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

  1. При выявлении неточностей и ошибок в бухгалтерском учете. В такой ситуации составляется образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, который и является подтверждением внесения исправлений в бухучет.
  2. При необходимости специфической детализации учета. Например, при ведении раздельного учета по НДС.
  3. При необходимости внесения пояснительных записей к хозяйственным операциям. Например, для отражения операций по списанию дебиторской или кредиторской задолженности.
  4. Для подтверждения расчетов, производимых при осуществлении хозяйственных операций. Примером данной ситуации может быть расчет компенсации за задержку заработной платы, расчет компенсации отпуска при увольнении или же исчисление отпускных или декретных.

Любая хозяйственная операция из жизнедеятельности учреждения должна найти свое отражение в бухгалтерском учете, и эта тема — далеко не новость для бухгалтеров. Каждый факт деятельности должен быть подтвержден документально. Внесение записей без подтверждающей первичной документации недопустимо.

Роль документа в учете

Для большинства операций финансово-хозяйственной деятельности предприятия предусмотрены специальные унифицированные бланки первичной документации. Применение унифицированных форм не обязательно, и бланки можно разработать самостоятельно или же доработать существующие. Однако многие организации предпочитают применять унифицированные формы первички и учетных регистров.


ПРИМЕР

В ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

Как и любой первичный документ, бухгалтерская справка отражает сведения об операции или возникших событиях, которые находят отражение в учете. Кроме того, в ней указываются необходимые реквизиты, наличие которых позволит признать документ действительным:

Форма бухгалтерской справки

Кроме того, бухгалтер периодически выполняет расчеты для отражения в учете определенных данных. Это могут быть проценты по кредитам, дебиторская и кредиторская задолженность, суммы неустойки за просрочку платежей, суммовые и курсовые разницы и т.д.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
33.82%
Еще нет, поищу.
56.37%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.8%
Проголосовало: 204

Для каких целей используется бухгалтерская справка

  • если отчетный период еще не закончен, то внести исправление нужно тем месяцем, в котором выявлена ошибка
  • если отчетный период закончился, но отчеты не утверждены, то исправления отражаются в декабре отчетного периода
  • когда отчетность прошла все стадии проверки и утверждения, то исправления вносятся датой обнаружения ошибки, используя счет учета нераспределенной прибыли

Материалы списываются на производство в соответствии с утвержденными нормами. Можно списывать материалы и сверх норм, но в каждом таком случае нужно пояснить причину сверхнормативного списания. Например, исправление брака или технологические потери.

Это интересно:  Что Значит Академическая Степендия И Социальные Выплаты

На тему расходов в виде технологических потерь можно почитать: Постановление ФАС Северо- Кавказского округа от 04.02.2011г. №А63-3976/2010, письма Минфина России от 05.07.2013г. №03-03-05/26008, от 31.01.2011г. №03-03-06/1/39, от 01.10.2009г. №03-03-06/1/634.

7. Вариант №1 – средняя себестоимость

Обратите внимание, это относится не только к материалам, которые идут в производство, но и любому имуществу, в том числе канцтоварам, используемым для административных нужд. Материалы не должны выдаваться «про запас». Они должны сразу использоваться. Поэтому разовая операция по списанию 10 калькуляторов на бухгалтерию из 2 человек при проверке наверняка вызовет вопросы – для каких целей они потребовались в таком количестве.

При всех вариантах оценки ОС и ТМЦ не нужно «автоматически» использовать имеющуюся информацию о ценах по аналогичному имуществу. Следует учитывать фактическое состояние и степень износа конкретных объектов, выявленных в качестве излишков.

Особым случаем является так называемая пересортица. Она возникает, если при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Этот порядок установлен п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Приказ (распоряжение) на оприходование излишков

Если инвентаризация проводится для подтверждения достоверности годового отчета, то проводка по выявленным излишкам материалов в результате инвентаризации делается не позднее отчетной даты, т. е. 31 декабря соответствующего года.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью. Тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

2) для учета какой-либо операции (события) на основании имеющихся первичных документов необходимо провести дополнительные расчеты. В этом случае оформляется бухгалтерская справка-расчет. Например, в ней может приводиться расчет:

По какой форме следует составлять бухгалтерскую справку (справку-расчет)

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

Напомним, что конкретные формы первичных документов не являются чем-то закрепленным на законодательном уровне. Несмотря на то, что многие бланки все же утверждены различными постановлениями, приказами и тому подобными актами, конкретная компания вправе самостоятельно выбирать те или иные формы, закрепляя их вид и сам факт применения в своей учетной политике. Не исключение и форма бухгалтерской справки, образец которой фирма может разработать и утвердить для применения сама. При этом необходимо соблюдать требования, предъявляемые Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухучете» и касающиеся обязательных реквизитов образца написания бухгалтерской справки. К таковым относятся:

Похожие публикации

Например, может быть оформлена бухгалтерская справка об исправлении ошибки, выявленной в отчетности за предыдущий период. В таком документе сторнируются записи по дебету или кредиту счетов бухучета, остаток по которым оказался неверен. По истечении срока исковой давности оформляется бухгалтерская справка на списание кредиторской задолженности. Распространенная ситуация – оформление бухгалтерской справки по раздельному учету НДС по облагаемым и необлагаемым данным налогом операциям. Если помимо конкретной проводки по дебету и кредиту двух счетов с определенной суммой необходимо подтвердить, откуда эта сумма взялась, то используют бухгалтерскую справку-расчет. На ее основании, в частности, определяют размер выплачиваемого работнику больничного пособия, которое определяется исходя из среднего заработка за последние два года, либо же определяют сумму процентов по полученным и выданным займам. Подобная информация без дополнительно приведенных цифр и формул будет не очевидной, поэтому ее и оформляют соответствующей расчетной формой бухгалтерской справки.

Это интересно:  Закон Соблюдения Тишины В Сочи

Для чего нужна бухгалтерская справка

Как известно, любой факт в хозяйственной деятельности компании оформляется первичным учетным документом. Обычно это акты, накладные, отчеты по агентской деятельности, выписки банка и прочие аналогичные документы. Однако для некоторых операций традиционных бланков не разработано. В таких случаях на помощь приходит бухгалтерская справка.

Ничего сложного в составлении этой бумаги нет. Рассмотрим, например, образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, или, как его называют, сторнировании. В ней бухгалтер должен изложить суть операции, а также обстоятельства, при которых произошла ошибка. Также обязательно нужно написать проводки с исправлениями и указать, как это повлияло на налоги. Если в их исчислении произошли изменения, нужно указать, какие уточненные отчеты требуется сдать. Заверяет бухсправку своей подписью главный бухгалтер.

Справка об исправлении ошибки. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки.

Бухгалтерская справка: реквизиты и образец написания

  • Наименованием (в котором собственно пишется «бухгалтерская справка»)
  • Датой составления
  • Наименованием предприятия, от лица которого оформлена справка
  • Содержанием факта хозяйственной деятельности
  • Измерителями факта хозяйственной деятельности в вещественном и стоимостном выражении
  • Наименованием должностей субъектов, которые являются ответственными за хозяйственную операцию, а также за ее правильное оформление
  • Личными подписями указанных субъектов

Бухгалтер самостоятельно принимает решение о типе и количестве вносимых изменений, указанных в справке. Но желательно добавлять больше сведений, иначе можно потом не вспомнить причины составления документа.

Для чего он нужен и когда используется?

Разработка справки должна выполняться согласно унифицированным формам, согласованным в Госкомстате РФ. При их отсутствии компания может сама составить формы документов первичного типа, где должна содержаться информация, указанная в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухучете». Обычно справка составляется на бумаге формата А4 и прикрепляется к документам, требующим пояснения, или в специальную папку ежеквартально.

Что это за документ?

Компанией «Ирис» 17 мая была организована официальная встреча работников партнерской организации с проведением переговоров. На проведение мероприятия было выделено представительских расходов в размере 500 тысяч рублей.

  • отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
  • отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
  • письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
  • калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
  • иные учетные или финансовые бумаги.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном – форма и порядок полей может быть любым. Главное – чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов