Продукт должности помощник руководителя

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

  1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
  2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
  3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Нужно ли иметь образование?

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Требования к личным чертам ассистента

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.

После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.

Стратегическая многозадачность

Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя:
«Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», — сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Лейкерс.».

  • исполнительность, ответственность;
  • грамотность, аккуратность;
  • стрессоустойчивость, инициативность;
  • обучаемость, трудолюбие;
  • позитивность, дипломатичность;
  • выносливость, усидчивость;
  • коммуникабельность;
  • честность, преданность;
  • дисциплинированность, организованность.
Это интересно:  Отпуска Для Работающих Пенсионеров Ветеранов Труда

Общие положения

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:

Функции

  • осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
  • ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
  • организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

  1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
  2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
  3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
  4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
  5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
  6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
  7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Зарплата ассистента делится на две части: официальную, которую выплачивает компания, и благодарность от руководителя. Премия от начальника всегда разная, на его усмотрение. Я сама не могу понять, от чего это зависит, наверное, от настроения. Не было такого, что в одном месяце было много работы, потому и бонус больше, а в другом все относительно расслабленно, и тогда денег меньше. В среднем у меня выходит около 150 тысяч рублей.

У меня был случай, когда я только персональным ассистентом генерального директора. Через месяц он сказал мне, что хотел бы, чтобы я утром готовила ему яичницу и гладила рубашки. Я сопровождала его везде: на всех совещаниях, встречах, обедах — и сказал он мне это как раз во время еды, будто в этом нет ничего особенного. Тут же, конечно, предложил повысить зарплату, снять квартиру, оплатить фитнес и просто давать деньги. Я отказалась, объяснила, что у меня есть молодой человек. А через неделю руководитель сам мне сказал, что мы с ним не сработаемся и мне лучше уволиться.

Без выходных и отпусков

На больничном я была один раз — просто упала в обморок от переутомления и на следующий день не смогла выйти на работу. А так насморк или температура — не важно, все равно едешь в офис. Конечно, тебя никто не заставляет работать из-под палки. Тут как раз срабатывает то, что у вас с руководителем уже другие отношения и ты просто не можешь его подвести.

Это интересно:  Что написать в цб о мероприятиях по недопущению нарушений

Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:

В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может взвалить на себя организационные и иные «рутинные» обязанности — некогда будет выполнять стратегические задачи.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
39.05%
Еще нет, поищу.
49.11%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
11.83%
Проголосовало: 169

ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ

В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.

  • встречает участников переговоров, обеспечивает их информационными материалами, ведет запись переговоров;
  • организовывает заседания, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;
  • организовывает и планирует деловые контакты, встреч и поездок руководителя;
  • подготавливает и проводит пресс-конференции руководителя;
  • подготавливает материалы для совещаний, ведет и оформляет протоколы;
  • подготавливает презентации по указанию руководителя.
  • анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
  • вести переговоры с партнерами;
  • вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса;
  • излагать материал в логической последовательности;
  • использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышать их гибкости и динамичности;
  • обеспечивать безопасность деятельности организации;
  • обеспечивать информационную безопасность организации;
  • обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
  • обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
  • определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
  • осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
  • оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;
  • оформлять текст в соответствующем стиле;
  • передавать информацию в систематизированном виде;
  • пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
  • пользоваться системами электронного документооборота;
  • пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
  • правильно интерпретировать полученные данные и предоставлять их в систематизированном виде;
  • применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
  • применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
  • применять основы психологии делового общения;
  • производить анализ и оценку изложенного материала;
  • производить анализ исполнительской дисциплины;
  • производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций;
  • производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
  • работать в режиме многозадачности;
  • работать с большим объемом информации;
  • работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
  • разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
  • редактировать текст документов;
  • собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
  • создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
  • составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя;
  • составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;
  • составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
  • составлять план поездки руководителя;
  • составлять пресс-релизы;
  • формулировать выводы и рекомендации;
  • четко и быстро принимать решения в процессе работы.
Это интересно:  Реквизиты Постановка На Учет Москва

2. Трудовые функции

2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
2.1.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями.
2.1.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
2.1.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
2.1.4. Организация исполнения решений руководителя.

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Нормативно-правовая регламентация

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

Какие личные качества требуются от помощника?

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Должностные обязанности

  • правильно спланировать рабочий день руководителя;
  • приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
  • организовывать встречи и переговоры;
  • следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
  • обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
  • выезжать в командировки по заданию фирмы;
  • соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
  • выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
  • поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
  • поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
  • заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
  • заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
  • заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
  • вести запись на прием к руководителю;
  • поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
  • выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
  • выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Особенности оформления резюме

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов