Ценный конечный продукт на вакансии помощник руководителя

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Обязанности и функции

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Характеристики конечного продукта определяют потребность предприятия в тех или иных бизнес-процессах, а следовательно, и уровень расходов компании на обеспечение этих процессов. Эффективнее всего осуществлять контроль за продуктами подразделений и отдельных сотрудников с помощью системы статистик.

Важность ценного конечного продукта не всегда можно измерить с помощью денежного эквивалента. Например, успешное совещание можно считать ЦКП руководителя, если в результате были выработаны весомые решения. Вместе с тем ценность не определяется количеством вложенного в продукт труда или времени: многие работники затрачивают массу усилий (и ресурсов компании) только на подготовку к выработке результата или доработку своего/чужого продукта труда.

Статистика как метод контроля ЦКП

Выше мы говорили, что ЦКП компании должно заключаться в удовлетворении потребностей клиента. Так почему же «довольный потребитель» сам по себе не является целью работы менеджера? Тому есть несколько причин. Во-первых, ответственность за удовлетворение потребностей клиента лежит на том, кто изготавливает продукт. Во-вторых, заполучить клиента можно разными способами, например, простимулировав покупку большим пакетом бонусов и скидок, наносящим урон компании. В-третьих, если менеджер по каким-то причинам не справляется, и руководителю приходится завершать сделку, то продукт сотрудника уже нельзя назвать конечным.

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.
Это интересно:  Соотношение Стипендий Между Социальной И Академической

Требования к личным чертам ассистента

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Режим работы личного ассистента

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Зовите ассистента на командные встречи, шарьте все возможные доступы в общие каналы. Поверьте, уже на первой совместной встрече взгляд со стороны даст вам кучу инсайтов по вашему стилю менеджмента, по постановке задач и атмосфере на командной встрече в целом. Кстати, обратная связь от ассистента — отличный индикатор его реальных знаний и опыта.

Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.

Похож на руководителя

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

  • Проактивность, работа на опережение.
  • Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
  • Предотвращение сложностей.
  • Универсальность.
  • Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
  • Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
  • Способность работать с информационными потоками.
  • Умение соблюдать конфиденциальность.
  • Способность системного анализа ситуации.
  • Способность предложить сразу нескольких решений.
  • Владение ПК на среднем и высоком уровне.
  • Знание основ тайм-менеджмента.
  • Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
  • Дипломатичность.
  • Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
  • Оперативная работа с большими объемами информации.
  • Хорошая память.
  • Умение расставлять приоритеты.
Это интересно:  Реквизиты Для Оплаты Госпошлины Раззные Или Одинаковые В Москве

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

  • Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
  • Разработала и внедрила новую систему отчетности.
  • Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
  • Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
  • Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
  • Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
  • Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
  • Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
  • Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
  • Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.
  • Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
  • Поиск новых поставщиков при необходимости.
  • Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
  • Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
  • Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
  • Участие в планировании и организации мероприятий.
  • Подготовка ежемесячных отчетов.
Это интересно:  Имеется Ли Срок Давности По Уплате Пеней За Несвоевременно Оплаченый Налог По Продаже Квартиры

3. Профиль должности

  • Администрирование
  • Делопроизводство
  • Деловой этикет
  • Высокая скорость печати
  • Бизнес-этикет
  • Архивное дело
  • Электронный документооборот
  • Работа с конфиденциальной информацией
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • Ведение переговоров
  • Этика и культура делового общения
  • Владение орг. техникой
  • Работы с бухгалтерскими документами
  • Работа с первыми лицами компании
  • Договорная работа
  • Протоколирование
  • Travel-поддержка
  • Event Management
  • Lifistyle management
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • SAP
  • Lotus Notes
  • Банк-Клиент
  • ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Подготовка презентаций
  • Организация встреч
  • Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
  • Письменный перевод
  • Устный перевод
  • Ведение календаря в MS Outlook

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов