Цкп.бизнес ассистента

Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.

Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?

Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.

Обязанности бизнес-ассистента

Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.

  1. Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
  2. Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
  3. Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
  4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Должностная инструкция

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.

Зачем нужен бизнес-ассистент?

Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.

Это интересно:  Сколько Был Декретный Отпуск В 1965

Зарплата и перспективы

Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:

  • работа с документацией;
  • обработка корреспонденции;
  • организация телефонных переговоров.
  • Секретарь — сотрудник образованный и толковый. Поэтому даже не думайте брать на эту должность человека, который:
  • не умеет работать с компьютером и оргтехникой;
  • грубит и не знает элементарных правил этикета;
  • не готов постоянно учиться и выполнять порой слишком однообразную и скучную работу.

Душа с телом, как секретарь с делом

Ему можно поручить не только дела фирмы, но и любые мелкие задачи: бронирование путевок, покупка подарков, взаимодействие с членами вашей семьи. Перед тем, как нанять на работу личного помощника, убедитесь, что вам приятно с ним общаться. Вы должны быть с ним «на одной волне», иначе любые его действия будут вас раздражать.

Личный помощник — кто это?

Немаловажное требование к ассистенту — отсутствие излишних амбиций. Удивлены? Но ничего странного здесь нет. Бизнес-ассистент должен выполнять часть работы за руководителя, а руководитель должен уметь пользоваться плодами этой работы.

Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной. Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр. Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря?

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

Будет долго работать

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Руководитель может отказать человеку на должность ассистента даже из-за цвета волос. Конечно, в открытую этого никто не скажет, но если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
33.82%
Еще нет, поищу.
56.52%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.66%
Проголосовало: 207

Как предприниматели видят помощников

Личных помощников путают с бизнес-ассистентами, поэтому на сайте вакансий часто ищут людей, которые до обеда заказывают цветы, а после — контролируют работу отдела сбыта. Разбираемся, в чем разница и сколько стоит личный помощник.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.

Это интересно:  Специалист По Возврату Долгов

Беспощадная расстановка приоритетов

Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.

Бизнес-ассистент — это профессия, в которую сложно войти. Никто не будет обучать и разжёвывать, что и как делать. Поэтому так ценно, когда всем тонкостям в этом деле можно обучиться, а не набивать шишки самостоятельно. Так ты сэкономишь много времени и сил. Но опыт обязательно нужно получить.

Будь готов работать 24/7 в темпе твоего руководителя. Более того, ты должен знать, что он делает в каждый момент времени: находится на конференции, летит в самолёте, гуляет в парке с дочкой. Да, знать наизусть, без шпаргалок.

Тернистый путь в профессию

Звучит фантастически, но это суть профессии бизнес-ассистента. Пойми, что бизнес-ассистент — это не робот. Бизнесмены его нанимают, чтобы разгрузить свою голову и при этом решить много задач. Вот хороший пример: руководитель летит в Париж. Ты, будучи его ассистентом, анализируешь прогноз погоды и в багаж добавляешь зонт. Не потому, что руководитель так сказал, а потому, что ты думаешь наперёд и снимаешь с него необходимость эту задачу решать. Попав под дождь, руководитель не должен думать, что ему делать в этой ситуации. Об этом думать — задача бизнес-ассистента.

  • Секретарь-помощник руководителя— правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
  • Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.

Персональный ассистент прикреплен к конкретной персоне — руководителю. И выполняет как те задачи, которые связаны с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика шефа и др.), так и личные поручения.

КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА

Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.

Если вы сомневаетесь насчёт того, стоит ли вам выбирать эту профессию или априори не знаете, в каком направлении хотите двигаться, возможно эта статья станет для вас ответом на многие вопросы. И вы с уверенностью скажете: “Да, теперь я знаю, что делать!”. Поэтому, читаем и получаем ответы, развеивая сомнения!

Кто может стать личным ассистентом

Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.

Чек – лист: обязанности ассистента

Если вы к ним не готовы, лучше не связывать свою жизнь с этим направлением. Думаю, это единственная должность, которая совмещает в себе поручения делового и личного характера. Ещё на стадии собеседования обсуждается весь спектр вашего функционала, но не исключено, что они могут со временем расшириться. Сразу на “берегу” обсудите с непосредственным начальником, какие помощник руководителя обязанности должен исполнять, чтобы, проработав несколько месяцев не разочароваться и не потерять время обеих сторон.

Это интересно:  Перерасчет За Антенне И Радиоточку

Престижность вакансии — одно из важнейших требований современного молодого человека (соискателя). Но многие упускают весьма перспективные предложения, будучи в плену стереотипов. Так, та же должность помощника руководителя в 88% случаев (итоги исследования ВЦИОМ от 2020 года) рассматривается исключительно как секретарская работа.

Виды помощников руководителя

Основное требование к ассистенту руководителя (помощнику главы отдела, директора) — исполнительность. Это должен быть исключительно пунктуальный организованный собранный человек, способный грамотно распланировать предстоящую поездку начальства на переговоры и все для нее подготовить.

Требования к образованию

  • Личный ассистент бронирует билеты для начальника (самолет, театр), заказывает столик ресторана для переговоров, составляет личное расписание, может развозить детей по местам учебы. Этот специалист подчиняется непосредственно руководству и не исполняет поручения других сотрудников.
  • То же касается бизнес-ассистента. Он уполномочен исполнять требования только своего прямого начальника. Функции: подготовка материалов для переговоров, независимый анализ, сбор данных по поручению. Часто бизнес-ассистент подменяет руководителя на важных встречах.
  • Секретарь-помощник встречает посетителей, заботится об их комфорте, печатает письма, передает руководству корреспонденцию, заказывает мебель в офис, контролирует доставку питания, может взять на себя заказ билетов для командировочных или руководства.
  • Референт занимается корреспонденцией и звонками.
  • Офис-менеджер обслуживает корреспонденцию, отвечает за работоспособность офиса, собирает базу сервисов для обслуживания систем, часто занимается выбором обслуживающего персонала.
  • Делопроизводитель ведет архив, сортирует документацию, проверяет правильность заполнения документов, фиксирует передачу дел в архив.

Для начала просто вспомните и зафиксируйте все задачи, которые вам нужно выполнить за неделю. Список должен включать в себя все — от покупки кофемашины в офис до запуска нового проекта. Если вы готовы принять на работу ассистента высокого класса, который будет на связи в режиме 24/7, вы можете внести в перечень даже организацию вашего отдыха или занятий спортом.

2. Разделите все задачи на три группы

Чтобы использовать потенциал бизнес-ассистента, вы должны быть всегда на связи. Сегодня это просто: существует множество инструментов для обмена идеями и файлами, постановки задач и контроля их выполнения — от Trello до продвинутых CRM-систем.

4. Определите инструменты, необходимые для совместной работы

Для многих предпринимателей и топ-менеджеров делегирование — сложный процесс, который иногда лучше не запускать. Руководители опасаются поручить кому-то часть задач, потому что уверены: никто не выполнит работу так же быстро и качественно, как они сами. На самом деле, это не так — конечно, если все делать правильно.

«За последнее время к нам трижды обращались из рекрутинговых компаний с просьбой помочь в поиске ассистента. Признаются, что для них это сложная тема — нет опыта и четкого представления о том, каким должен быть кандидат. Из крупных фирм нам зачастую звонят уже после того, как рекрутеры не справились с поставленной задачей — в таких случаях ассистент нужен «на вчера»».

Сила «сарафанного радио»

Именно поэтому первым пунктом в перечне рекомендаций того же Маршалла стоит найм персонального ассистента, который разгрузит вас и даст возможность заниматься действительно важными вещами. На практике это выглядит так…

Невыдуманная история

Марина отвечает на этот вопрос так: «Помощник руководителя — это тот, кто помнит все и всегда. Его задача — сделать работу шефа максимально комфортной, избавив его от организационных и административных проблем. Благодаря ассистенту, руководитель может сосредоточиться на главных задачах».

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов