Утерян приходный ордер на оплату контрагенту как провести оплату

Директору ООО «Мериада» в течение 2020 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Какими документами можно оправдать оплату

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.

Когда выписывается приходный кассовый ордер

В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».

Порядок заполнения приходного кассового ордера

оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;

  • 51 – поступление денег с расчетного счета;
  • 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
  • 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
  • 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
  • 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
  • 90-1 – поступление розничной выручки.
Это интересно:  Расчет Больничного Если Стаж Прерывался

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.

Как заполнить ПКО

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).

Некоторые хозяйствующие субъекты – индивидуальные предприниматели (ИП) / юридические лица (ЮЛ) – обоснованно сомневаются в легитимности приходного ордера как универсального расчетного документа и выдают своим клиентам кассовые чеки.

Касса и контрольно-кассовая техника: есть ли различия?

Приходный кассовый ордер и чек используются в системе наличных операций хозяйствующего субъекта. Однако они не являются взаимозаменяемыми расчетными документами, так как сферы их применения на практике существенно различаются.

Полезное видео

Отвечая, однако, на вопрос о том, нужно ли выбивать чек к квитанции ПКО, следует отметить, что обязанность ведения кассовой книги и составления кассовых ордеров не имеет прямого отношения к обязательному применению ККТ в наличных расчетах с покупателями.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 N Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49) по делу N А75-5350/2008 (Определением ВАС РФ от 17.08.2009 N ВАС-9991/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 13.12.2010 N КА-А40/15065-10 по делу N А40-98411/09-107-657 суд указал, что отсутствие чеков контрольно-кассовой машины при наличии других документов, подтверждающих факт расходования спорной суммы, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами.

Вопрос

Авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету, а указанная в нем сумма учитывается в расчетах с подотчетным лицом (возмещаются ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены.

Вы нашли ответ на свой вопрос?
Да, отличная информация.
31.7%
Еще нет, поищу.
58.48%
Да, но без консультации со специалистом не обойтись.
9.82%
Проголосовало: 224

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

Это интересно:  Не Вносим Изменения В Учредительные Документы Надо Платить Госпошлину?

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

  • В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
  • Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
  • Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
  • В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
  • Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
  • В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
  • В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

В программе можно оформить любой вид платежного документа: Платежное поручение исходящее, Аккредитив переданный, Инкассовое поручение переданное и т. д. Для регистрации всех этих видов документов в программе используется один документ – Списание безналичных денежных средств.

При просмотре заявок руководитель подразделения (казначей, финансовый директор) видит в списке всю необходимую информацию о заявке: сумму заявки, получателя и т. д. Не открывая списка, он может посмотреть обоснование необходимости расхода средств по заявке (присоединенные файлы). Для этого нужно нажать пиктограмму.

Это интересно:  Договор О Полной Материальной Ответственности Заведующего Хозяйством

Как запланировать и согласовать с руководством расход денежных средств.

Оформление такой операции имеет смысл только в том случае, если производятся расчеты с иностранным поставщиком. Валюта, в которой проводятся расчеты с поставщиком, определяется в договоре с поставщиком. Если договоры не используются, то валюта взаиморасчетов определяется в заказе поставщика или в документе поступления, если заказ поставщику не оформляется.

оплату продукции за наличный расчет в связи с тем, что кассовые чеки отсутствуют. Суд указал, что чеки контрольно-кассовой техники не являются единственным документом, подтверждающим осуществление расчетов наличными денежными средствами. В соответствии с пунктом 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Центральным банком РФ 22.09.1993 N 40, квитанция к приходному кассовому ордеру также является документом, подтверждающим факт внесения наличных денежных средств в кассу контрагента. Такой же позиции придерживаются ФАС Центрального округа в своем Постановлении от 28.10.2009 N А62-5298/2008, ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 30.01.2008 N Ф03-А80/07-2/6039 и другие суды.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Приходный кассовый ордер (квитанция к нему), оформленный поставщиком, является одним из документов, подтверждающих в данном случае факт несения организацией затрат на приобретение товара за наличный расчет. Учитывая, что нормы главы 25 НК РФ не обязывают налогоплательщиков иметь в таких случаях еще и чек ККТ для документального подтверждения расходов (по сути, дублирующий оплату документ), считаем, что само по себе его отсутствие не препятствует признанию понесенных организацией затрат на приобретение товара при расчете налогооблагаемой прибыли. Однако мы не можем исключить налоговые риски при руководстве данной точкой зрения.
Основанием для признания в бухгалтерском учете факта оплаты подотчетным лицом поставщику задолженности за поставленные товары в данном случае будет являться надлежащим образом оформленный и утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенной к нему квитанцией к приходному кассовому ордеру.

ПКО без кассового чека

А вот в самих нормативных актах, в которых описывается порядок составления кассовых первичных документов (в постановлении № 88 и указании Банка России № 3210-У) говорится о том, что печать должна стоять и на квитанции, и на самом ордере. При этом многие считают квитанцию к ордеру с половиной печати недействительной.

Дарья У.
Оцените автора
Быстрое решение правовых вопросов